Séminaire d’entreprise : surcoté ou sous-coté ?

Séminaire d’entreprise : informer et sensibiliser vos équipes

Du cliché à la réalité du séminaire d’entreprise

On idéalise un peu trop souvent les bienfaits d’un séminaire d’entreprise. Côté entreprise, on pense qu’on pourra regrouper les équipes, faire passer des messages importants, stimuler des interactions, créer et innover, tout en passant un bon moment. C’est en quelque sorte la quintessence de la productivité.  

Des articles sur lesquels nous sommes tombés pendant que nous faisions des recherches pour le nôtre (et ils sont assez nombreux !) définissent le séminaire d’entreprise comme « un outil de management nécessaire aux ressources humaines ainsi qu’à la croissance ». De tels objectifs pour un séminaire de quelques jours, qui a généralement lieu qu’une à deux fois par an, c’est soit du génie soit une belle arnaque.

Côté équipe, il y a une réelle scission entre les collaborateurs qui attendent cet événement avec impatience pour sortir du cadre de travail et faire la fête avec leurs collègues et ceux qui y vont à reculons. Welcome to the Jungle a écrit un article très intéressant à ce sujet : La frénésie du team building. En résumé, alors que pour certains mêler les genres entre la sphère privée et professionnelle est compliqué, pour d’autres c’est plutôt « l’hypocrisie » qui est difficile à supporter en séminaire. En effet, l’écart entre ce que vos collaborateurs vivent tous les jours au travail (ambiance, environnement, objectifs, feedbacks, etc.) et ce qu’ils entendent en séminaire peuvent leur faire ressentir ce sentiment négatif.

Pour éviter de telles divergences, il est important avant d’organiser et planifier un séminaire d’entreprise, de revenir sur vos objectifs premiers qui sont : informer et sensibiliser vos équipes.

À quoi sert un séminaire d’entreprise ?

L’objectif principal d’un séminaire d’entreprise est d’informer et sensibiliser vos collaborateurs à des sujets importants. Analyse d’événements passés, changements tactiques à venir, prise de hauteur et reconnexion du travail quotidien avec la stratégie d’entreprise, ou encore gain de visibilité transversale sur toutes les actions entreprises par sa boite… En bref, c’est un excellent canal pour diffuser votre communication interne.

Maitriser comment vous allez transmettre les informations est aussi important que le message que vous souhaitez communiquer et le séminaire peut être un très bon canal de communication, car vous allez beaucoup, beaucoup le préparer. Si vous souhaitez approfondir le sujet pour savoir comment structurer et adapter votre stratégie de communication interne, lisez notre article Communication interne : comment exploitez ce potentiel.

Écouter un message ensemble permet d’améliorer la compréhension du message et de faciliter son adhésion grâce à l’effet de groupe. En effet, les personnes auront plus tendance à suivre la majorité plutôt qu’aller à contrecourant. De plus, le fait de pouvoir débriefer et échanger avec ses collègues a posteriori permet d’ancrer les messages clés et de renforcer l’implication de vos auditeurs, dans le sens où personne n’a été évincé du message.

Avec le format du séminaire d’entreprise profitez donc que tout le monde soit regroupé (notamment si vous avez comme nous plusieurs agences réparties sur le territoire) pour maitriser vos annonces. Cela vous permet d’avoir leurs réactions en direct et d’éviter les mauvaises retranscriptions ou interprétations comme à la suite d’une annonce faite par les managers directs, par mail, ou encore mieux, par des bruits de couloir.

Il est toutefois important de souligner que le séminaire d’entreprise ne se suffit pas à lui-même. Il permet de faire la boucle de toutes les activités et les briques qui ont été posées en amont. Grossièrement, vos équipes ne découvrent pas la stratégie de l’entreprise à ce moment là, ou alors vous allez devoir faire un séminaire à chaque nouvelle arrivée de collaborateurs 😵‍💫

Comment organiser un séminaire d’entreprise pertinent ?

Faire un séminaire d’entreprise grandiose pour faire comme tout le monde, c’est tout comme imprimer des belles valeurs sans y adhérer. C’est joli, mais ça ne sert pas à grand chose. Donc plutôt que dépenser 400€ par tête et faire un grand discours sur une estrade pour vous mettre en valeur donnez directement un document à lire à vos équipes, ils seront sûrement plus attentifs.

Comme on a pu le dire juste avant, votre séminaire a pour vocation d’informer et de sensibiliser. C’est une communication donc maîtrisée et préparée par le top management. Ne le déléguez pas la présentation à vos collaborateurs pour créer un moment collaboratif. Ce n’est pas le but de l’échange, les informations sont essentiellement descendantes. Par contre, vous pouvez demander à certaines personnes de venir incarner des messages clés qui permettront de rythmer les échanges. De la même manière, privilégiez des sessions courtes (pas plus de 1h30) pour garder l’attention et l’intérêt de vos auditeurs.

Vous pouvez également entrecouper vos sessions par des invités, des petits jeux pour ouvrir les esprits ou encore prévoir un temps d’échange avec des questions préparées en amont pour fluidifier les échanges.

Attention, il n’y a pas de mal à préparer ces éléments en amont, car au moins vous aurez une réponse à communiquer ! Le séminaire d’entreprise est un moment important pour vous et votre communication interne. C’est donc bénéfique si vous arrivez à créer et à maitriser un esprit d’écoute, en plus d’amener de la cohérence entre votre discours et les questions posées.

Votre discours doit bien sûr s’adapter à vos interlocuteurs (c’est tout l’art de maitriser sa communication interne !). Vous ne passerez pas les mêmes messages ou vous ne les aborderez pas en détails entre une assemblée de responsables et un collectif plus éclectique (managers, techniciens, commerciaux, développeurs web, ressources humaines, etc.).

Pour informer correctement, l’information doit être utile.

Pas la peine de creuser certains sujets qui ne parleront pas à certains de vos collaborateurs. Qu’ils soient au courant de la trajectoire et de la stratégie globale est amplement suffisant pour qu’ils retiennent les idées clés.

Exemple d’un planning d’un séminaire d’entreprise :

• 9h – Petit-déjeuner d’accueil
• 10h – Rappel de la stratégie (sous forme de jeux par exemple pour réveiller les équipes et capter l’attention de tout le monde)
• 10h30 – Analyse des événements passés sur l’année écoulée
• 12h – Déjeuner
• 14h – Activités collectives pour passer un bon moment (et éviter le temps mort de la digestion 😅)
• 15h – Présentation de la tactique à venir, des investissements majeurs et des projets stratégiques (pensez à bien répartir le temps de parole en fonction les différentes directions)
• 17h – Échanges, questions réponses et débrief de la journée
• 17h30 – Remerciement et petit apéro dinatoire

Cependant, n’organisez pas de séminaire d’entreprise si vos collaborateurs n’ont jamais été sensibilisés à la stratégie de l’entreprise en amont. Ils ne comprendront pas pourquoi ils sont là et votre discours n’aura pas d’impact. Un séminaire d’entreprise peut, bien sûr, promouvoir de la cohésion d’équipe, à travers des petites activités qui entrecoupent vos sessions. Mais si c’est votre objectif premier, faites en un séminaire dédié.

Séminaire de cohésion : sortir du cadre pour renforcer vos liens

Les enjeux du séminaire de cohésion et de motivation

L’objectif principal du séminaire de cohésion est de consolider vos liens existants. Le but est de renforcer l’inclusion collective et le partage au sein de vos équipes. En d’autres mots, et au risque d’être redondant, un séminaire de cohésion c’est développer et maintenir votre cohésion d’équipe.

La cohésion d’équipe, concrètement, c’est le rassemblement autour d’objectifs communs et de valeurs partagées. C’est un état d’esprit qui nourrit la motivation de vos équipes et se traduit par une fierté d’appartenance. Pour avoir plus de détails sur comment se construit la cohésion d’équipe, lisez notre article Cohésion d’équipe, l’incontournable pour manager vos équipes. 

Pour générer de la cohésion en séminaire, vous pouvez le faire autour d’activités qui font sortir vos équipes du cadre du travail, même si vous n’êtes pas obligé de traverser les frontières ou de sortir une grosse enveloppe. Grâce au biais d’exposition, un schéma de pensée qui met vos collaborateurs dans de bonnes dispositions par un principe d’exposition répété, vous renforcerez naturellement les interactions et la cohésion au sein de vos équipes.

De même, un séminaire de cohésion est le moment idéal pour faire un clin d’œil à vos valeurs et à votre culture d’entreprise. Vous pouvez mettre du sens dans les activités que vous proposez. Si vous avez une structure spécialisée dans le développement de produit recyclés ou si la cause environnementale est l’une des valeurs que vous promouvez, organiser une clean walk dans les rues de votre ville est un bon moyen pour mobiliser et l’impliquer vos équipes autour d’une cause commune.

Toutefois, ne soyez pas dans les extrêmes non plus. Vos collaborateurs seront contents de s’impliquer dans des démarches qui partagent des valeurs similaires, mais vous pouvez créer des parallèles autrement et plus originaux. Par exemple, vous pouvez organiser une session de théâtre d’improvisation pour mobiliser vos équipes autour de l’intelligence relationnelle, notamment très présente dans les fonctions commerciales et managériales. Ou encore, prévoir une session de dessin dans un atelier pour faire le parallèle avec la création de projet.

Exemple d’un planning de séminaire de cohésion :

• 17h – Pitch sur l’état d’avancement des grands objectifs de l’année
• 17h30 – Activités coopératives (un classique mais toujours efficace : l’escape game)
• 19h30 – Débrief de l’activité avec une transposition métier (pour faire des parallèles avec le travail)
• 20h – Dîner (en changeant de restaurant à chaque plat pour créer plus de liens)

Bref, des idées il en existe ! À vous de mobiliser vos collaborateurs autour d’une activité commune pour qu’ils puissent vivre un moment de partage et renforcer leurs liens.

Les risques d’organiser un séminaire de cohésion une fois par an

Comme on a pu le mentionner, un séminaire de cohésion renforce les liens, il ne les crée pas. Si vous attendez une fois par an pour créer du lien, cela veut dire que vous avez échoué à maintenir votre cohésion d’équipe.

Le séminaire de cohésion ne peut être que la conséquence de ce que vous générez au quotidien. Si vous avez l’habitude de manger ensemble et d’avoir des moments off comme jouer aux fléchettes dans votre open space, votre séminaire permettra de renforcer plus facilement vos liens (car ils existent en amont !).

Même s’il peut toujours avoir des réfractaires (c’est impossible de faire plaisir à tout le monde), le but est d’éviter au maximum que votre « ventre mou » se disperse en petits groupes éclatés. Sous quoi, les individus ne se mélangent pas. Ils vont rester entre fumeur, par pôle d’activité, par fonction, etc. Et votre séminaire qui a pour but de générer des interactions humaines n’aura pas servi à grand-chose.

Votre séminaire est en quelques sortes la cerise sur le gâteau pour votre cohésion car il marque les souvenirs de vos équipes.

Les alternatives pour créer de la cohésion d’équipe

Créer du lien ne peut pas se faire qu’une fois par an. Et ce serait utopiste de le penser ! La cohésion d’équipe est quelque chose qui s’entretient et qui peut s’améliorer constamment. Même s’il n’y a pas de recettes miracles, il existe plusieurs tips que vous pouvez d’ores et déjà mettre en place (pour plus de détails, consultez notre article Cohésion d’équipe, l’incontournable pour manager vos équipes) : animer des réunions hebdomadaires pour échanger sur les missions du moment, utiliser des outils d’interactions comme Slack ou Google Chat pour rapprocher vos différentes unités ou agences, partager des moments en prenant vos repas ensemble ou en organisant un afterwork, etc.

Tous ces éléments posent les bases et vous permettront de mieux vous connaître. Après rien ne vous empêche de mener plusieurs séminaires de cohésion en plus petit comité plusieurs fois par an, sous un format plus court (une après-midi) pour passer du temps ensemble et encourager les contacts sociaux. Forcé de constater que l’importance est plus la régularité (et la qualité) des moments que vous partagez ensemble plutôt qu’un seul gros événement.

Il en est de même pour les séminaires de formation, vous ne pouvez pas former uniquement quelqu’un sur un événement, il s’agit plutôt d’une continuité qui doit faire sens avec le reste de ses formations.

Séminaire de formation : favoriser l’action en apprenant ensemble

Les enjeux du séminaire de formation

Le séminaire de formation regroupe à la fois les éléments d’un séminaire d’entreprise et ceux d’un séminaire de cohésion dans le sens où il y a de l’informations descendantes et le fait d’apprendre ensemble renforce les liens par biais d’exposition. Pour rappel, le fait de répéter une action (ici un séminaire) augmente l’appréciation de cet événement.

Le but d’un séminaire de formation est, quant à lui, de créer du sens et de favoriser l’action. Il est essentiel pour rendre ce type de séminaire pertinent qu’il y ait de la cohérence entre la mise en œuvre de cette formation et les projets d’entreprise qui doivent être menés. Par exemple, organiser un séminaire de formation pour vos commerciaux sur une nouvelle technique de prospection associée à un logiciel est approprié. En plus d’avoir la possibilité d’avoir des actions concrètes à mettre en place, cela renforce le lien entre tous vos commerciaux qui ont partagé ce séminaire de formation.

On enfonce peut-être des portes ouvertes, mais vous ne pouvez pas attendre d’un séminaire de formation qu’il forme vos collaborateurs sous tous les aspects. Comme pour le séminaire d’entreprise et de cohésion, un peu de préparation en amont s’impose.

Un processus d’apprentissage se décompose en 4 grands blocs (la théorie, le learning by doing, le test & learn et les feedbacks) et le séminaire de formation peut traiter les deux premiers :

1. La théorie : c’est le moment où votre collaborateur reçoit l’information descendante, une étape obligatoire pour comprendre les éléments, les enjeux et les actions à mener
2. Le learning by doing : l’apprentissage de votre collaborateur se poursuit en réalisation les actions, d’abord en regardant quelqu’un faire pour « comprendre le geste », pour tenter ensuite de son côté

Pour que votre séminaire soit le plus optimal possible, il faut que vos collaborateurs aient déjà parcouru la théorie et observé la tâche en amont. Le séminaire va permettre d’approfondir ou mettre à jour la théorie et d’insister plus particulièrement sur le learning by doing, où le format se prête à des mises en situations et des petits exercices collaboratifs.

Exemple d’un planning de séminaire de formation :

• 9h – Accueil et rappel des enjeux de formation
• 9h30 – Conférence avec un invité externe pour poser des bases théoriques et apporter une légitimité additionnelle au séminaire de formation
• 10h30 – Formation théorique
• 12h – Déjeuner (privilégier un repas assez léger pour garder les esprits ouverts 😉)
• 13h30 – Atelier 1 : Learning by doing en mode observation (on apprend en regardant faire)
• 15h – Pause pour éviter un effet tunnel et garder les personnes mobilisées sur les ateliers
• 15h30 – Atelier 2 : Learning by doing en mode action (on apprend en faisant)
• 17h – Débrief et questions réponses sur le séminaire de formation
• 17h30 – Remerciement et petit apéro dinatoire

Le séminaire de formation est un bon moyen pour faciliter et favoriser l’action de vos collaborateurs, tout en ayant un aspect de cohésion et de partage.

Les risques du séminaire de formation : confondre formation et sensibilisation

Le séminaire de formation ne doit pas être juste de l’information descendante ou un workshop de bonnes pratiques. Il ne faut pas confondre formation et sensibilisation.

Comme on l’a vu plus haut, former a pour but de mettre en action vos collaborateurs. Sensibiliser, c’est juste mettre au courant de. N’espérez pas que vos équipes RH entreprennent des actions seules après avoir assisté à une conférence sur « les meilleurs logiciels de recrutement en 2022 ». Ne perdez pas de vue que votre objectif de formation est de pouvoir renforcer la performance et l’autonomie des vos équipes sur une ou plusieurs compétences.

Il n’y a pas d’intérêt non plus à ce que vous conviez tout un service ou tous vos collaborateurs à assister à une formation sur « comment utiliser LinkedIn pour recruter vos collaborateurs de demain ». Inclure tout le service RH serait contreproductif car les non concernés ne vont pas comprendre l’enjeu de cette formation (qui n’en est pas vraiment une pour eux), les concernés vont être frustrés et parasités par les collaborateurs qui n’ont pas d’intérêt à être présents. Donc ne confondez pas vos objectifs ! Si vous voulez créer de l’interaction autour de webinar ou d’atelier, faites-le ! Mais choisissez un séminaire de cohésion à la place 😉

Conclusion sur les séminaires d’entreprise, de cohésion et de formation

Alors surcoté ou sous-coté ? Une chose est sûre, faits sans de réelles raisons ou d’objectifs, les séminaires sont malheureusement contreproductifs : alcool à volonté, grosses soirées, villas de luxe, manque de sens, sentiment d’hypocrisie, écart entre le discours affichés et la culture d’entreprise…

Ce type d’événement ne permet, dans l’état actuel, ni de créer du sens, de la cohésion ou de la performance. Il ne vaut mieux de rien faire, sous peine d’entacher votre culture d’entreprise qui cautionne ces comportements et renforce le rejet de l’autre.

À l’inverse, en sachant à quel objectif vous souhaitez répondre – informer, renforcer votre cohésion ou former – le séminaire est un outil pertinent à mettre en place. À vous de les mettre à disposition à vos équipes et de garder un rythme. À titre d’exemple, vous pouvez organiser 1 séminaire d’entreprise par an, 1 séminaire de cohésion par an, et 2 ou 3 séminaires de formation dans l’année, en plus de mini séminaires qui peuvent être faits à l’échelle d’entité (séminaire agence, BU) ou de métier (séminaire commercial, séminaire de managers).

Alors n’attendez plus : définissez votre objectif, choisissez le format de votre séminaire, préparez le bien, et c’est parti pour un séminaire réussi !