Le recrutement collaboratif, n’est-il pas une perte de temps ?

Qu’est-ce que le recrutement collaboratif ?

Définition – Recrutement collaboratif

Si on doit faire un rapide rappel de la définition, le recrutement collaboratif c’est la capacité de recruter à plusieurs. Recruter à plusieurs implique :

• Être plusieurs pendant le processus de recrutement (entretiens de compétences, entretiens RH, tests de personnalité, exercices de mise en situation, échanges avec les équipes du service, etc.)
• Être plusieurs pendant la prise de décision (débrief candidat, analyse des dossiers de profil, scoring, évaluation, etc.)
• Mobiliser le candidat dans toute la durée du processus

En d’autres termes le recrutement collaboratif c’est ouvrir le processus de recrutement et faire en sorte que chaque partie prenante apporte une valeur ajoutée supplémentaire dans la prise de décision, tout en faisant en sorte que le candidat ait suffisamment d’informations pour lui aussi prendre sa décision.

Pourquoi utiliser le recrutement collaboratif ?

Différentes raisons peuvent vous amener à utiliser la méthode du recrutement collaboratif.

Entre l’émergence de nouveaux métiers, la difficulté d’évaluer des compétences techniques, garder de la cohérence avec votre modèle organisationnel (entreprise libéré, Holacratie, etc.) ou répondre à un besoin stratégique, recruter avec plusieurs regards vous apporte un cran de sécurité supplémentaire.

En effet, lorsque vous lancez un recrutement vous cherchez à minimiser deux choses principales :

1. L’échec de recrutement : le profil ne correspond pas en termes de compétences, de posture, de personnalité, ou de non adéquation à la culture d’entreprise
2. Le turnover rapide : le talent quitte l’entreprise avant sa première année de poste

On sait que certaines PME n’ont pas de service RH à part entière et s’appuient sur des collaborateurs multi casquettes qui n’ont pas forcément la compétence métier sur laquelle vous recrutez. C’est souvent le cas notamment pour les créations de poste.

Le recrutement collaboratif est un bon moyen pour palier à ces différentes incertitudes.

Qui peut participer au recrutement collaboratif ?

Hors le service des ressources humaines, sur qui pouvez-vous vous appuyer pour prendre la meilleure décision ?

• Le collaborateur qui a l’expertise métier : vous pourrez ainsi analyser plus facilement les compétences de votre candidat et le mettre en situation à travers des tests et exercices précis.
• Le manager qui aura un lien direct avec votre futur collaborateur : vous pourrez vous appuyer sur les objectifs métiers fixés et creuser la posture de votre candidat.
• Le dirigeant qui aura une vision stratégique macro : vous aurez une prise de hauteur sur vos plans d’actions ainsi qu’une ligne directrice pour répondre aux missions et objectifs que vous vous êtes fixés sur les 3 et 5 prochaines années.
• Un cabinet de recrutement qui aura une expertise supplémentaire : bénéficiez d’un accompagnement personnalisé pour avoir un processus de recrutement précis, analyser vos candidatures et vous aider à prendre des décisions.

Le recrutement collaboratif ou décider à plusieurs, synonyme de meilleure performance ?

Les avantages du recrutement collaboratif côté candidat et employeur

Le recrutement collaboratif apporte plusieurs intérêts que ce soit pour vous ou côté candidat.

Pour vous, on l’a déjà plus ou moins abordé mais cela vous permet de réduire vos risques dans un recrutement stratégique. Recruter à plusieurs vous donne plus de visibilité sur les compétences et aptitudes d’un candidat.

Dans la même lignée, un autre intérêt du recrutement collaboratif, si votre processus est clair, est de vous faire gagner du temps sur la prise de décision. En d’autres termes, vous avez suffisamment clarifié les zones de doutes et vous faites confiance en ceux qui prennent la décision.

Ce qui est également intéressant avec le recrutement collaboratif c’est de mobiliser et d’engager vos collaborateurs dans cette fonction partagée. En étant impliqué sur des missions transverses et en confiant un recrutement, vous apportez une reconnaissance nécessaire pour améliorer votre marque employeur. Et un collaborateur impliqué sera un meilleur ambassadeur et améliora ainsi l’expérience candidat. De plus, vous facilitez l’intégration des premières semaines de votre recrue qui aura été choisie par ses futurs collègues, évitant ainsi les fameux « moi je l’aurai pas recruté » au bout de 3 jours.

Du côté candidat, rencontrer plusieurs collaborateurs est à la fois valorisant et rassurant. Le candidat a une visibilité sur l’environnement de l’entreprise, sur le management, les différents services et leurs interactions. Le recrutement collaboratif est un moyen facilitant pour se projeter dans un nouveau cadre et commencer à créer du lien. Cela lui permet également d’avoir plus d’éléments à disposition pour faire un choix plus réfléchi à l’issu de ces différents échanges.

Attention à ne pas tomber dans l’excès du recrutement collaboratif

Le recrutement collaboratif ne peut être utile que si vous arrivez à définir un périmètre précis. Avoir un processus de recrutement clair est essentiel pour ne pas tomber dans l’excès de validation, en faisant tester plusieurs fois la même compétence, ou l’excès d’analyse en créant un processus tellement détaillé et long qu’aucun candidat n’arrive au bout…

Il ne faut pas non plus que le recrutement collaboratif devienne une charge trop importante et empiète sur les missions et objectifs principaux de vos équipes.

À l’inverse, on peut penser que le recrutement c’est une activité qui peut paraitre simple et que vos équipes n’ont pas réellement besoin de préparation poussée. Au fond, on est tous capable d’évaluer les personnes autour de nous, pourquoi devrait-on être vigilant à notre posture en recrutement ? On revient sur le sujet juste après pour vous montrer comment préparer un recrutement collaboratif efficace en 3 étapes.

Enfin, il faut avoir conscience des limites qui existent quand on décide à plusieurs. Il existe en effet différents biais cognitifs de groupe et du bruit dans les décisions qui peuvent altérer notre jugement personnel. On ne dit pas que vous aurez de meilleur résultat si vous décidez seul, mais il faut avoir en tête que nos comportements en groupe changent pour prendre une décision éclairée.

Nous avons décidé de vous présenter les 3 majeurs biais et effets qui peuvent altérer votre décision lorsque vous décidez et recrutez à plusieurs.

Les effets de cascade

Dans un groupe, les individus ont tendance à suivre l’opinion de la majorité – c’est la cascade de réputation – pour éviter le coût social dont il faut s’acquitter pour se positionner en tant que contestataire.

Lors d’un processus de recrutement, si 2 de vos collaborateurs se positionnent sur un candidat, il sera plus dur de faire cet effort supplémentaire pour défendre votre positionnement sur un autre candidat. Ce genre de blocage peut être lié autour d’une question de légitimité, d’expérience, ou de position hiérarchique. À vous, au responsable du recrutement ou dirigeant, de faire en sorte de faire émerger une réelle prise de position en favorisant par exemple la prise de position anonyme dans un premier temps.

De la même manière, un individu en carence d’informations va imiter celui qui semble savoir, c’est la cascade d’informations. C’est un phénomène typique dans le recrutement quand le processus est plus ou moins formalisé.

Un collaborateur va faire un premier entretien et va donner son avis à chaud à son collègue qui doit faire le second entretien. N’ayant pas encore vu le candidat, ni consulté la synthèse d’entretien, on a tendance à faire spontanément confiance à celui qui a vécu l’interaction et d’être manipulé par un autre biais, le biais de confirmation. En bref, vous allez chercher dans l’entretien les informations qui confirment ce que votre collègue vous a dit.

Il est intéressant de doser le niveau d’informations et le moment à laquelle on la délivre. 

L’effet de meute

Gustave Lebon, médecin et sociologue, a étudié le phénomène de la psychologie des foules et a notamment mis en évidence la difficulté d’aller à l’encontre du premier qui prend la parole. Il associe généralement que le premier qui donne ouvertement son avis a une position de leader dans le groupe (ou à minima d’expert), ce qui rend plus difficile de contredire ou de contester pour les autres membres du groupe.

À l’instar de la cascade de réputation, votre collaborateur qui n’a mené que quelques entretiens aura plus de mal à s’affirmer face au responsable de recrutement qui a 10 ans d’expériences.

L’effet Blade Runner

Fondé sur le film Blade Runner 2049, cet effet met en avant notre volonté de s’entourer d’individus qui nous ressemblent. De manière générale, différents biais cognitifs nous conditionnent pour apprécier les individus qui nous ressemblent physiquement, qui ont des comportements similaires ou avec qui on partage des intérêts. À l’inverse, on aura tendance à « avoir peur » des individus qui n’appartiennent pas à notre groupe.

Dans un entretien, à expériences égales, on peut donc facilement trouver un candidat plus sympathique qu’un autre parce qu’il a eu un parcours similaire au vôtre. Or vous ne recrutez pas sur la ressemblance au recruteur, mais bien par rapport à un référentiel de besoins pour votre entreprise, et ça, ça se prépare. On en reparle juste après.

Avoir conscience de ces différents biais cognitifs et de leurs conséquences vous permettra de prendre des meilleures décisions en groupe.

Construisez un processus de recrutement collaboratif performant et adapté

Le recrutement collaboratif, ça se prépare !

Que vous soyez seul ou à plusieurs, pour augmenter la réussite de vos recrutements, vous devez préparer chaque étape, de la fiche de poste jusqu’à l’embauche. Et qui dit, recruter à plusieurs, dit interactions et échanges à prévoir et à travailler.

Étant un cabinet de recrutement avec plus de 150 recrutements stratégiques à notre actif, voici 3 actions que nous vous conseillons de mettre en place pour vos prochains recrutements collaboratifs.

1. Définissez un rôle clair pour chaque partie prenante

Pour éviter de faire 2 entretiens similaires avec des interlocuteurs différents – qui ne vous apportera aucune valeur ajoutée en termes de décision, voire qui vous desservira côté candidat – soyez précis sur le rôle de chacun. Si vous avez dans votre processus un entretien téléphonique, un entretien de personnalité et un entretien de compétences avec mises en situation, prévoyez comment articuler vos échanges avec vos collaborateurs.

Demandez par exemple à votre Responsable Administratif et Financier d’être en charge de l’analyse de compétences de votre candidat pour le poste de contrôleur de gestion, et à votre chargé de recrutement de s’occuper de l’entretien de personnalité pour analyser la posture et les soft skills du candidat.

Il est essentiel pour que chacun puisse bien remplir son rôle d’être au clair sur les objectifs de chaque entretien, que ce soit en termes d’analyse ou de transfert des informations.

Prenons l’entretien téléphonique par exemple. C’est un entretien assez court qui dure entre 10 à 20 minutes qui permet de définir dans les grosses mailles si le candidat a les aptitudes et les compétences nécessaires. L’objectif est donc de faire le tri parmi les candidats, pour ne laisser passer que ceux à fort potentiel.

N’hésitez donc pas à rappeler les objectifs pour mettre l’ensemble de l’équipe de recrutement dans le bon état d’esprit.

2. Débriefez et faites des transferts entre chaque étape

La restitution est tout aussi importante que l’entretien en lui-même. Quand on parlait des biais cognitifs et des effets de groupe plus haut, il est en effet essentiel de savoir comment maitriser et délivrer l’information entre chaque partie prenante pour ne pas fausser son analyse.

Comme vous avez défini des objectifs clairs, mettez en place des outils pour faciliter la restitution des échanges. Par exemple, créez des grilles de notation et une trame qui rappelle les temps forts des échanges. Votre synthèse sera ainsi plus facile à faire et transmettre.

Ensuite prévoyez des temps clairs et structurés entre les différents collaborateurs qui participent au recrutement. Il est essentiel que la personne qui fasse le dernier entretien ait toutes les informations analysées en tête, plutôt qu’un mail informel ou une discussion entre deux portes. Prévoyez au moins 45 minutes pour assurer un transfert complet, car certes vous allez débriefer sur l’échange passé mais vous allez aussi vous concentrer sur les points que vous voulez infirmer ou confirmer dans l’échange d’après.

Si par exemple vous avez un doute sur la capacité du candidat à gérer les conflits dans l’entretien de personnalité, vous pourrez volontairement appuyer la mise en situation dans ce sens pour pouvoir effacer ou non ce doute, et ainsi sécuriser votre recrutement.

3. Formez vos collaborateurs au recrutement

Le recrutement collaboratif c’est recruter à plusieurs, et il est fort probable que certains n’aient jamais été côté recruteur. Ce n’est pas parce que votre business developer a 3 ans d’expériences commerciales qu’il saura évaluer les compétences d’un autre business developer, même s’il pense le contraire.

Donc il est nécessaire et fondamental que chaque personne qui participe au recrutement soit formée pour qu’elle puisse apporter une réelle valeur ajoutée dans le processus.

Former oui, mais à quoi et comment exactement ?

Prévoyez au moins 2 sessions de 1h30 pour présenter le processus de recrutement à vos équipes, rappeler les objectifs de chaque étape et montrer l’usage de chaque outil (base de recrutement, scoring et analyse des profils). Le but de ce genre de formation est de découper en plusieurs étapes la théorie et l’apprentissage. 

En structurant ainsi vos recrutements collaboratifs vous gagnez en visibilité et en performance, ce qui rend cette méthode intéressante pour des profils stratégiques !

Des outils collaboratifs à utiliser pour votre recrutement

Plusieurs outils peuvent vous faciliter la vie dans un recrutement collaboratif. Recruter à plusieurs nécessite des outils sur lesquels vous pouvez utiliser de manière simultanée ou en interactions.

Si vous n’êtes pas forcément des pros de Google Sheet et des ATS (Applicant Tracking System), il existe différents logiciels de recrutement pour gérer votre base de données de recrutement ou votre suivi de candidature à plusieurs :

• ScopTalent
• Jobaffinity
• Nicoka
• Softy
• Flatchr
• Beetween
• Recruitee
• Taleez

Si vous souhaitez avoir un comparatif complet, consultez notre article quel logiciel de recrutement choisir en 2022.

Ces logiciels permettent également de faciliter et améliorer l’expérience candidat. N’hésitez pas à le fluidifier en utilisant des services comme Calendly qui relient directement vos disponibilités pour les entretiens candidats.

Dans les bonnes pratiques pensez aussi aux agendas partagés pour donner de la visibilité sur l’avancée des différents recrutements au reste de l’équipe en charge.

Renforcez votre recrutement collaboratif avec un cabinet de recrutement

On vous l’a dit plus haut, vous pouvez faire rentrer dans la boucle de votre recrutement un cabinet qui pourra vous apporter une valeur ajoutée supplémentaire.

Pourquoi faire appel à un cabinet de recrutement ?

Pour deux raisons principales :

1. Son expertise métier : ayez le retour d’équipes expertes sur le métier que vous souhaitez recruter et bénéficiez d’une analyse approfondie des compétences qu’il vous faut
2. Son animation : bénéficiez de l’accompagnement et de la structuration du processus de recrutement sur les différents entretiens à mener

Et pourquoi faire appel au Talent:Program ?

Notre cabinet de recrutement vous propose une approche innovante qui permet de vous accompagner et sécuriser votre recrutement. Profitez de notre expertise et de méthodes de recrutement et d’intégration innovantes qui vous permettent de recruter durablement votre talent.

Pour rappel, 33% des cadres quittent leur poste avant 1 an de collaboration. Minimisez ainsi vos risques et optimisez votre ROI recrutement pour assurer l’avenir de votre fonction grâce à notre accompagnement qui vous permet de préparer les 6 premiers mois et visualiser les objectifs métiers principaux. Prenez rendez-vous dès aujourd’hui.