Comment faire une prise de référence en recrutement ?

Qu’est-ce qu’une prise de référence ?

Prise de référence recrutement

Obtenir plus d’informations sur un·e candidat·e via une source extérieure et en quelques minutes seulement : en tant que recruteur, l’idée est séduisante non ? C’est ce que permet (plus ou moins) la prise de référence.

Qu’est-ce qu’une prise de référence en recrutement ? C’est le fait de contacter un précédent employeur d’un·e candidat·e pour avoir un retour sur son expérience de travail avec lui/elle.

On l’appelle parfois également « contrôle de référence », même si c’est (très) réducteur. En effet, utilisez la prise de référence comme un simple moyen de contrôle, et vous n’en retirerez que 5% de la valeur ajoutée ! Nous y reviendrons plus bas 😏

Est-ce que la prise de référence est une pratique courante ? Si l’on en croit une étude RegionsJob de 2017, oui…  et non : 19% des recruteurs font systématiquement une prise de référence, 43% le font parfois, 9% ne le font jamais.

Sachant qu’aujourd’hui (et depuis quelques temps déjà), la prise de référence prend d’autres formes que le (traditionnel) coup de fil au dernier manager. Vous avez vous-même sans doute déjà googlisé un·e candidat·e, histoire de « voir »… ? De voir quoi, c’est justement la question. Parce qu’une prise de référence peut être aussi utile que contre-productive, selon l’usage que l’on en fait (là aussi, voir plus bas ⤵).

« OMG, je suis donc un·e recruteur·se délinquant·e ?! »

A-t-on le droit de faire des prises de référence ?

A-t-on le droit de joindre un ancien employeur pour obtenir de l’information sur un·e candidat·e ? Évidemment… si il ou elle est mis·e courant avant 📣. Sachez donc que la requête « code du travail prise de référence » ne reste pas sans résultats 🤓. Ce sont les articles L1221-8 et L1221-9 du Code du Travail (un peu insistant sur le sujet d’ailleurs) qui le précisent :

• « Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard. »
• « Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. »

Par conséquent, obtenir « en douce » de l’information sur un·e candidat·e, peu importe le moyen, est techniquement illégal. Ainsi, une prise de référence sans information préalable du candidat est considérée comme non réglementaire. Il en est donc de même pour la consultation des profils des réseaux sociaux ou pour le simple fait de demander un avis à un salarié qui aurait côtoyé ledit·ladite candidat·e durant ses études ou lors d’une précédente expérience. « OMG, je suis donc un·e recruteur·se délinquant·e ?! » Oui c’est possible 😅. Mais même dans vos éventuelles pratiques un peu borderline, vous avez très probablement suffisamment de bienveillance et de discernement… au moins pour ne pas que ça vous retombe dessus 😄

Comment faire une bonne prise de référence ?

Prise de référence : à quoi ça doit servir ?

Avant de structurer et d’intégrer une étape de prise de référence à sa démarche de recrutement, encore faut-il savoir ce que l’on veut en faire. Parce qu’on peut donner différentes fonctions ou portées à la prise de référence. Voyons quels en sont les 4 usages principaux, classés du moins important au plus crucial (ce n’est que notre point de vue 👌).

4. Contrôler

Parfois, la prise de référence est utilisée exclusivement pour contrôler la véracité des dires du candidat sur des éléments comme la durée d’une expérience ou la rémunération perçue… Quel dommage d’utiliser la prise de référence seulement pour ça ❗

Car 1/ il y a des informations bien plus précieuses à aller chercher, 2/ le référent n’aura pas précisément ces informations en tête (et quoi qu’il en soit ne prendra certainement pas le risque de mettre en porte-à-faux le candidat là-dessus). Et surtout 3/ qu’est-ce que ça change fondamentalement ? Pas la rémunération de votre poste (qui se détermine selon d’autres référentiels), ni l’appréciation globale du niveau de sincérité/de transparence du candidat (ça, c’est votre démarche de sélection qui est censé l’évaluer).

Et entre nous : ajouter 1 ou même 3 mois à une expérience pour en arrondir la durée, ce n’est pas scandaleux si ? En bref, vous avez tout intérêt à utiliser la prise de référence pour autre chose que pour contrôler.

3. Confirmer

La prise de référence permet effectivement de croiser les sources d’informations : le candidat (et ce qu’il dit/ce qu’il montre), le recruteur (et son interprétation/son évaluation), et donc le référent (et son expérience/son souvenir). L’objectif : ajuster le curseur pour plutôt confirmer ou plutôt infirmer (ce n’est jamais du 100%) certaines informations, selon un raisonnement « bayésien ».

N’hésitez donc pas à questionner directement le référent sur des impressions/des signaux obtenus dans le processus de recrutement et connectés à des dimensions importantes du poste/de l’entreprise.

Par exemple : vous avez senti chez le candidat une appréhension par rapport à la responsabilité à prendre pour votre création de poste. N’hésitez pas à creuser auprès du/de la référent·e, avec des questions comme : Vous diriez quoi de son investissement au travail ? Comment gère-t-il ses responsabilités ? Vous diriez qu’il a l’étoffe pour structurer une fonction ? etc. Et si vous voulez plus d’infos sur la création de poste, c’est par ici.

Ainsi, la prise de référence peut aider à affiner et servir de variable d’ajustement, voire de contrepoids (dans une certaine limite) à certaines appréciations.

2. Apprendre

Une prise de référence est suffisamment ouverte et exploratoire pour « avoir du nouveau » sur le/la candidat·e. Cet échange doit laisser la liberté au référent de donner de l’information nouvelle sur le candidat, qui aille dans le sens d’une évaluation positive ou négative.

Autrement dit, c’est aussi un moment pour découvrir s’il y a un loup ou sortir les squelettes du placard 🦴! Bien sûr, on prendra la peine de re-contextualiser l’information, selon l’ancienneté et l’environnement de cette expérience, voire selon la personnalité/la posture du référent.

Mais il n’est pas impossible de voir émerger un nouveau trait de caractère, un élément de personnalité à côté duquel on est passé jusque-là, et qui nous donne une nouvelle grille de lecture du comportement du candidat.

1. Préparer

Un usage majeur de la prise de référence est de servir à préparer. À préparer quoi au juste ?

• D’une part la suite de la démarche de recrutement. Effectivement, l’échange avec le référent a pu donner de nouveaux fils à tirer. La prochaine étape de sélection doit être un checkpoint permettant de jauger ces nouveaux éléments : sont-ils fiables et toujours d’actualité ? Était-ce contextuel/environnemental ou est-ce une attitude/un comportement ancré chez le candidat ?
• D’autre part, l’après recrutement, dans le cas où ce·tte candidat·e sera embauché·e. Avec la prise de référence, on a l’occasion de tirer partie de l’expérience d’un manager qui a vécu la prise de poste/la relation de travail avec ce·tte candidat·e. C’est donc aussi l’intégration et la relation managériale qu’on anticipe en partie. Évidemment, l’information sera succincte… mais qui sait, peut-être sortirez-vous de l’échange avec un point d’attention/un levier d’action potentiellement exploitable ?

La prise de référence en 5 questions

Comment préparer une prise de référence ?

Une prise de référence se planifie et se prépare avec les actions suivantes :

• Formaliser dans un guide l’ensemble des contenus de l’échange : éléments de discours (pour introduire, pour conclure), questions (rédigées intégralement) = formaliser un guide et standardiser l’échange permet d’optimiser la récolte d’informations et d’avoir toute son attention portée sur ce que dit le référent (et comment il le dit).
• À l’occasion ou dans la foulée de l’étape de recrutement précédente : récolter les coordonnées directes (privilégiez une ligne portable) de deux référents. De cette manière, le candidat est informé de la prise de contact… et oui, accessoirement, avoir leurs numéros, c’est utile pour les joindre 😅
• Planifier l’échange plutôt que d’appeler à l’improviste. Le SMS marche bien. Par exemple : Bonjour [M ou Mme] [Nom du/de la référent·e]. Je me permets de vous contacter car nous sommes actuellement en démarche de recrutement avec [Prénom Nom du/de la candidat·e], que vous avez côtoyé[e] chez [Entreprise], et qui vous a cité[e] comme référent[e]. Auriez-vous quelques minutes à m’accorder dans la journée de [date] pour un retour sur votre expérience de travail avec [Prénom du/de la candidat·e] ? Merci d’avance du retour et d’ici là très bonne journée. [Prénom du/de la recruteur·se] de [Entreprise du/de la recruteur·e]

Auprès de qui réaliser une prise de référence ?

Dans l’idéal, voici le profil de référent·e à cibler : 2 managers directs (ou un N+2 éventuellement), de deux entreprises différentes, dans les expériences les plus récentes. Si le/la candidat·e est en instance de départ et que son manager en est informé, ciblez ce dernier.

À éviter : les collègues de travail ou parties prenantes externes à l’entreprise… et aussi : un·e éventuel·le manager non informé·e d’une démarche de veille/de départ du/de la candidat·e !

NB : un·e candidat·e refuse/évite de vous orienter vers l’un de ses récents managers ? Creuser en direct la raison, et insister pour avoir les coordonnées en informant le/la candidat·e de tout le discernement dont vous ferez preuve sur cette prise de référence.

Quelles questions poser dans une prise de référence ?

Voici quelques exemples :

• Comment évaluez-vous « techniquement » [Prénom candidat·e] sur son métier et la fonction qu’[il/elle] occupait ?
• Que diriez-vous de l’attitude et du relationnel de [Prénom candidat·e] avec vous et l’équipe ?
• Est-ce que [Prénom candidat·e] a connu des réussites ou des résultats particulièrement remarquables ?
• Vous avez connu des difficultés avec [Prénom candidat·e] ? Dans quel(s) contexte(s) ?
• Quels points de vigilance devrait-on avoir avec [Prénom candidat·e] ?
• Comment situez-vous [Prénom candidat·e] par rapport à d’autres personnes sur le même type de poste chez vous ?
• Si vous aviez un poste ouvert, est-ce que vous le proposeriez à [Prénom candidat·e] ?

« Mieux vaut ne pas faire de prise de référence que d’en faire une évaluation absolue ! »

Comment faciliter l’échange avec le référent ?

Commençons par une banalité : un·e référent·e vous parlera d’autant plus volontiers si vous êtes enthousiaste et agréable 😄. De plus :

• Décrivez et contextualisez le poste sur lequel vous recrutez si le/la référent·e en fait la demande.
• Il est compréhensible qu’un·e référent·e soit moins loquace sur des éléments négatifs. N’hésitez pas à le/la rassurer sur :
  • le fait que la prise de référence est un éclairage parmi d’autres, et qu’elle ne fait évidemment pas la décision de recrutement ;
  • le fait que vous avez bien conscience qu’il s’agit de son expérience de travail propre, dans un contexte spécifique et à une période donnée ;
  • le fait que votre objectif est aussi d’anticiper une intégration, et d’avoir des clés pour faciliter une éventuelle prise de poste.

Quel poids donner à une prise de référence ?

🚨 Venons-en aux lignes les plus importantes de cet article : mieux vaut ne pas faire de prise de référence que d’en faire une évaluation absolue ❗ Ce que l’on entend par là, c’est que la prise de référence doit être considérée pour ce qu’elle est : une appréciation reposant sur le souvenir d’une expérience de travail personnelle plus ou moins récente, vécue dans un environnement et un contexte spécifiques, correspondant à une période donnée de la vie et de la carrière du/de la candidat·e, de la part d’un·e référent·e ayant des valeurs et une personnalité propres. Par conséquent :

• de manière générale, la prise de référence est un simple moyen d’ajustement (des évaluations précédentes, de la suite des échanges) ;
  • une exception : le/la référent·e donne une information critique et crédible (que vous connectez à des signaux plus ou moins faibles) qui remettent en cause la compatibilité du/de la candidat·e avec votre poste, votre entreprise et sa culture (le fameux loup dont on parlait plus haut 🐺)
• ayez confiance en votre propre capacité à évaluer/sélectionner de bons candidats = vous avez structuré et conduit une démarche de recrutement pour ça ;
• considérez le profil du/de la référent·e dans l’interprétation de la prise de référence : est-ce un·e (vraie) manager direct·e ? comment évaluez-vous sa propre capacité à évaluer/analyser ? quel rapport/quels biais semblait-il/elle avoir avec la pratique-même de prise de référence (volonté d’être accommodant, conciliant avec le/la candidat·e, etc.) ?

Voilà, vous êtes une référence sur le sujet 👌😉