Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
Qu’est-ce qu’un poste ?
Le principe d’une « fiche de poste » ne semble pas très compliqué à comprendre. D’abord, il y a une fiche, et ça tout le monde voit globalement l’idée. Puis il y a aussi un poste… dont personne ne donne la même définition 😄 On utilise même souvent indifféremment les termes « poste », « emploi », « fonction » ou « métier ». Comme on préfère se dire qu’il n’y a pas de synonyme (ni en management, ni en communication, ni ailleurs), faisons un petit effort de clarification :
Le poste. C’est une situation individuelle de travail. Il y a donc dans une entreprise autant de postes que de salariés. Ainsi, chaque poste est unique, et se distingue des autres postes notamment par :
- son activité, son contenu de travail ;
- des modalités d’exercice (durée de travail, lieu, rémunération, etc.) ;
- et donc un·e « titulaire », la personne qui tient le poste.
L’emploi. C’est un ensemble de postes homogènes, similaires ou presque par les activités réalisées et les compétences mobilisées. Plusieurs salariés occupent donc le même emploi. L’emploi renvoie à des réalités propres à votre entreprise, et sera différemment exercé dans une autre organisation.
Donc, si vous avez 3 commerciaux BtoB dans votre entreprise :
- Commercial BtoB est un emploi de votre entreprise.
- Il y a 3 postes de commerciaux BtoB dans votre entreprise.
Pour ajouter de la subtilité à la subtilité : le terme « fonction » est souvent utilisé pour désigner soit un poste, soit un emploi… soit une fonction de l’entreprise. Au final, l’essentiel, c’est de se comprendre : assurez-vous simplement que les termes soient définis et compris en particulier lorsqu’ils sont utilisés dans des documents et des référentiels… et ça sera déjà pas mal ! 👌
« Scoop : la fiche de poste, ce n’est pas l’outil qui prescrit le travail ! »
Fiche de poste : définition
Avec ce que l’on vient d’écrire, vous vous doutez qu’il est difficile de s’entendre sur une définition de la fiche de poste 😅 Prêtons nous quand même à l’exercice, et disons que la fiche de poste est un document qui formalise certaines informations sur un poste donné. C’est tout ! Car donner une définition plus précise, ça serait déjà aller trop loin. Pourquoi ? Parce qu’une fiche de poste se définit et se construit en fonction de l’utilisation qu’on en fait dans l’entreprise. Autrement dit, la bonne fiche de poste, c’est celle qui répond à votre usage.
Passez de la théorie à la pratique
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Une chose est sûre, c’est qu’il y a plein de choses que la fiche de poste n’est pas (ou ne doit pas être), et en particulier :
- Ce n’est pas une aide au travail. Vous avez déjà vu un salarié consulter sa fiche de poste pour s’aider dans son travail ? Dire que la fiche de poste contient toutes les informations pour le bon accomplissement du travail (ce sur quoi vous pourriez tomber au gré de vos lectures), c’est aberrant. Non, pour ça, il y a d’autres référentiels : des méthodes, des processus, les valeurs d’entreprise… et un manager ! Qu’on ne peut définitivement pas remplacer par une fiche de poste 😃
- Ce n’est pas un contrat de travail. Scoop : la fiche de poste, ce n’est pas l’outil qui prescrit le travail ! C’est-à-dire qu’elle ne sert pas à dire au salarié ce qu’il doit ou est censé faire. Sur le plan réglementaire, ce qui détermine le travail du salarié, c’est un contrat de travail (établi pour un poste et une qualification donnés), un manager, et un « lien de subordination ».
Mise au point sur la fiche de poste
Parfois, la fiche de poste génère plus de contraintes que d’utilité. Au point d’en devenir « dangereuse » pour les relations de travail. Vous connaissez l’histoire de l’entreprise qui se tire une balle dans le pied (et dans celui de ses managers) avec une fiche de poste ? Souvent, c’est parce qu’on (les salariés, l’employeur lui-même, les IRP) lui donne une importance, un caractère presque sacré, qu’elle n’a pas. Voici une petite mise au point sur quelques idées reçues ou quelques doutes que vous pourriez avoir :
Est-ce que l’entreprise doit obligatoirement avoir des fiches de poste ? NON. Il n’y a aucune obligation de ce type dans le droit du travail. Une convention collective peut néanmoins imposer de formaliser des documents proches, comme une lettre de mission. Mais de telles pratiques sont souvent réservés à des emplois particuliers. En bref, il y a peu de chance d’être inquiété·e légalement pour une absence de fiches de poste.
Le salarié peut-il refuser de faire tout ce qui n’appairait pas dans la fiche de poste ? NON. Car le contrat de travail fait exister un lien de subordination. Ça signifie que le salarié a l’obligation de suivre les instructions de son employeur/manager. Seule condition : confier des activités qui relèvent de la qualification, du niveau de responsabilité et du métier du salarié. Faire réaliser de la prospection téléphonique a un salarié embauché comme commercial : OK. Dédier à l’accueil et au standard téléphonique un salarié embauché comme chargé de marketing : PAS OK.
L’employeur peut-il modifier la fiche de poste comme il le souhaite ? OUI. La fiche de poste est un outil dont le contenu et l’utilisation dépendent du pouvoir de gestion de l’employeur. À ce titre, les contenus de la fiche de poste sont à la discrétion de l’employeur, qui peut les modifier unilatéralement. Ceci dit, peu importe le contenu, l’employeur ne peut pas tout imposer au salarié à travers la fiche de poste : la qualification, la rémunération, le statut, sont autant d’éléments qui doivent faire l’objet d’un accord via le contrat de travail.
« En fait, la meilleure fiche de poste qui soit, c’est une feuille de route ! »
Comment créer une fiche de poste utile ?
Créer des fiches de poste semble une évidence pour bien des entreprises… alors que :
1. Il n’y a pas forcément le besoin
Encore une fois, disposer de fiches de poste n’est pas une nécessité absolue, loin de là. Cela doit cibler un usage spécifique et répondre à un besoin particulier. Surtout que les informations que l’on mettrait dans une fiche sont souvent déjà disséminées dans d’autres outils/documents RH (offre d’emploi, guide d’entretien annuel, etc.) ou de communication interne/externe (présentation de l’organisation, organigramme fonctionnel, etc.). Alors autant les centraliser dans un seul et même document ! Ou alors autant avoir les informations juste là où on en a besoin, sous une forme adaptée à leur utilisation 😉
2. Ça représente une charge significative
Surtout si on se lance dans un chantier pour doter chaque poste d’une fiche de poste. Et bien que ça dépende des informations que l’on souhaite formaliser, il va falloir notamment :
- concevoir un format, et sélectionner les informations à faire apparaître (missions, activités, outils, compétences ?),
- rédiger les fiches de poste, avec de l’homogénéité dans le niveau de description,
- communiquer en interne et accompagner l’appropriation par les utilisateurs.
Le tout avec une pensée usage et avec la conduite du changement qui s’impose. En comptant raisonnablement 1 jour/homme par fiche de poste, ça chiffre vite.
3. C’est un outil rapidement obsolète
La fiche de poste fait partie de ces outils qui sont presque obsolètes dès l’instant où ils sont créés. Parce qu’un poste, c’est évolutif ! Il faut donc ancrer le document dans un processus de mise à jour régulière, pour qu’il reste connecté à la réalité du poste. À défaut, arrivera un moment où il faudra refondre globalement les contenus… et donc se relancer dans un chantier consommant autant de ressources que la création initiale des fiches. Et une telle démarche signifierait une chose : que le document ne vit pas, qu’il n’a pas d’utilité pratique ou d’utilisation concrète… peut-être parce qu’il n’y avait pas forcément de besoin associé ? cf. le 1. 🧐
Et donc, à quoi peut bien servir une fiche de poste…
à recruter sur un poste similaire ? Il est plus efficient de travailler directement une offre d’emploi.
à évaluer le salarié ? Une grille contenant précisément l’ensemble des objets (auto-)évalués intégrée à vos pratiques d’évaluation aura un meilleur usage.
à gérer les compétences et former ? Pour les 3 raisons citées plus haut, privilégiez plutôt une démarche pragmatique : à partir de vos pratiques d’évaluation, vous serez capable d’identifier/de déduire des besoins en compétences et de leur associer d’éventuelles actions de formation.
à cadrer le travail du salarié ? Surtout pas. Prescrire, déléguer, contrôler, donner du sens au travail d’un salarié, ce sont des actes managériaux. L’attachement des salariés et la dépendance de l’organisation aux fiches de poste ne riment pas souvent avec une culture managériale très développée. Et dans ce cas, mieux vaut développer la culture managériale que les fiches de poste 👍
ET DONC, à quoi peut bien servir une fiche de poste… : à piloter un poste pour le rendre efficient ! Imaginez un outil faisant le lien entre les objectifs et les activités du poste, organisant et planifiant la charge du poste sur toute une année ? En fait, la meilleure fiche de poste qui soit, c’est une feuille de route ! La fiche de poste est morte, vive la feuille de route 🙌
Construire une fiche de poste modèle
Donc, l’idée c’est d’éviter que la fiche de poste soit, plutôt qu’un vrai outil de gestion,
- une sorte d’outil linguistique, pour lequel on passe plus de temps à batailler sur les mots et sur la sémantique que sur son utilisation,
- un référentiel sacré, intouchable, provoquant une levée de bouclier à chaque virgule modifiée, ou pour chaque activité n’y apparaissant pas.
Concrètement, qu’est-ce que ça donne une « fiche de poste – feuille de route » ? C’est simple, ça donne un outil Excel (l’un des meilleurs amis de la PME 🤝), un tableur donc, contenant les éléments suivants :
Pour les entrées horizontales (les lignes) : les activités du poste, associées à des objectifs (eux-mêmes déclinés des objectifs de l’entreprise), regroupées sous de grandes dimensions du poste, et classées par nature (par exemple : projet / activité cyclique / activité récurrente / activité ponctuelle).
Pour les entrées verticales (les colonnes) : le calendrier de l’année, à la semaine. C’est ce qui servira de planning pour allouer des temps aux activités du poste.
À l’intérieur du tableau : la charge de travail planifiée pour l’activité sur la semaine, qui sera remplacée par la charge de travail effectivement réalisée une fois la semaine terminée.
Bien sûr, l’outil peut-être « augmenté » d’un certain nombre de calculs automatiques, de mises en forme conditionnelles, et d’indicateurs, pour identifier les délais, les échéances, les charges totales, les retards, le statut des activités, etc. Ainsi, la fiche de poste (qui n’en a plus que le nom par rapport aux standards existant) est un vrai outil de pilotage et de management du poste , en donnant la possibilité :
- de planifier, ajuster, et prioriser la charge, l’activité du poste, en lien avec les objectifs ;
- de disposer de métriques sur les activités, qui seront utiles notamment lorsqu’il faudra planifier à nouveau des activités similaires ;
- d’identifier les réalisations du poste.
Une fiche de poste peut-être donc un bon départ pour réfléchir aussi sur les nouvelles fonctions dont vous avez besoin, voire qui n’existe pas encore ! Couplez votre diagnostic avec un plan d’action détaillé sur 6 mois avec des experts en recrutement et en management pour préparer les besoins actuels et futurs de votre création de poste.
