Le processus de recrutement
Définition & enjeux du processus de recrutement
Commençons par faire simple : un processus, c’est un ensemble logique d’activités orienté vers un but. Chaque activité a des éléments d’entrée, des éléments de sortie, et une valeur ajoutée. C’est donc ainsi que doit être pensée le processus de recrutement ! Son but premier est évident… quoique : recruter de manière efficiente un salarié dont la période d’essai sera validée. Car la rupture d’une période d’essai pose aussi question sur le recrutement et les signaux qu’on avait pu capter (ou non). Au-delà de ça, le processus de recrutement doit satisfaire 2 enjeux qui vont de paire : donner une expérience positive aux candidats, et donner une image positive de l’entreprise. Si votre processus répond parfaitement à ces 3 objectifs, c’est que vous n’avez pas besoin de cet article… Ceci dit, vous pouvez tout de même le lire, par curiosité 😊
Principes de construction
Quels sont les grands principes de construction d’un processus de recrutement ? Résumons-les ainsi : un processus pas trop long, rythmé, qui permet de récolter toutes les informations dont vous et le salarié avez besoin pour prendre une décision avisée. Effectivement, ça demande un peu de détails.
Le processus de recrutement doit être pensé et construit pour assurer une bonne sélection. Autrement dit, il doit garantir l’adéquation entre les référentiels de l’entreprise et ceux du candidat :
- Vous devez connaître/objectiver vos référentiels. Tout ce qui est important pour le poste doit être défini par des référentiels objectifs et mesurables, autant que possible. Si vous demandez de la créativité : C’est quoi être créatif dans l’entreprise/le poste ? Comment vous le tester/questionner ? Quelle réponse est suffisante ?
- Vous devez pouvoir évaluer ces référentiels par un processus pas trop long. C’est mieux pour vous, c’est mieux pour le candidat. En termes de « sélection », pas plus de 3 étapes : 1 entretien téléphonique (5 à 20 minutes max), 2 entretiens physiques (cf. la 2ème partie de l’article).
- Vous devez pouvoir les évaluer de manière efficiente. La clé, c’est de prioriser la récolte d’information. Autrement dit, les fondamentaux du poste doivent être évalués tôt dans le processus. Et on évite les étapes doublons : 2 entretiens qui évaluent la même chose avec les mêmes questions, même avec 2 acteurs différents, c’est inutile.
Le processus doit être pensé et construit pour l’animation et la relation :
- Vous devez mettre du rythme :
- dans le sourcing : relance régulière des offres, réactivité si besoin d’ajuster l’offre et/ou les canaux à mobiliser.
- dans le déroulement des étapes et la réponse au candidat, pour ne pas le perdre en cours de route (parfois, le premier arrivé et le premier servi !).
- Vous devez aussi être « candidat(e) ». Et oui, parce que le candidat a lui aussi un processus de recrutement pour choisir son futur employeur ! Ainsi, il doit avoir les moyens de satisfaire sa curiosité : avoir le droit et la place pour des questions, avoir simplement de l’information. À chaque étape.
Passez de la théorie à la pratique
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Exemple d’un processus de recrutement performant
Jusqu’à la postulation
Voici une manière (et notre manière) de séquencer les étapes du processus de recrutement jusqu’à la postulation du candidat.
#1 Définir son besoin
La réussite de votre processus de recrutement passe déjà par un bon calibrage du poste. Car en effet, c’est compliqué de recruter efficacement si on ne sait pas vraiment ce que l’on recrute. Ça tombe bien, on en parle dans notre livre blanc « Devenir un champion du recrutement ».
#2 Prendre la décision de recruter
Il faut bien passer par là ! C’est une étape qui a ses propres réflexions et arbitrages. Elle intervient après la définition du besoin parce qu’elle sert d’arbitrage entre l’interne et l’externe.
Pour savoir si c’est un GO ou un NO GO, jetez un coup d’œil à notre article : Est-ce que je dois recruter ?
#3 Créer l’offre d’emploi
C’est un vrai exercice de style ! Car c’est l’offre d’emploi qui, en partie, va déterminer la (bonne) rencontre avec votre « marché de candidats ». Pour vous guider dans sa construction, trouvez nos meilleurs conseils ici : 8 astuces pour créer l’offre d’emploi idéale.
À ce stade, vous êtes prêt(e) à diffuser votre offre d’emploi. Voici la suite des opérations :
#4 Diffuser son offre d’emploi sur les canaux génériques
Il s’agit de votre site web, vos pages sur les réseaux sociaux, et les plateformes d’emplois comme l’APEC, Indeed ou Pôle Emploi. En fait, ce sont les canaux « standards », que vous utiliserez de manière récurrente, et qui généreront sans doute la grande majorité des candidatures.
#5 Mobiliser des canaux spécifiques
Ce sont des canaux moins standards, utilisés de manière récurrente ou au besoin. Par exemple, l’approche directe (ou « chasse ») via des CVthèques ou les réseaux sociaux (LinkedIn), la cooptation (interne, dans le réseau), les plateformes des Écoles, ou encore certains sites spécialisés.
Ici, vous êtes en phase de sourcing : vous allez (normalement) générer des candidatures. Le sourcing, c’est comme un feu : ça s’entretient ! Allouez chaque semaine du temps à des actions de sourcing (actualisation et relance, chasse, mobilisation d’un nouveau canal, etc.). Sinon, la flamme qui éclaire vos opportunités de candidatures s’éteindra 🔥
Les candidats peuvent maintenant postuler ! Là aussi, le mode de postulation et le parcours de la candidature ne doivent pas être pensés au hasard. Car (1) c’est déjà votre efficience qui est en jeu, et (2) l’expérience candidat a déjà commencé. Que ce soit par une simple messagerie bien organisé, ou un outil logiciel dédié, chaque candidature doit être traitée.
#6 Intégrer la candidature
Chaque candidature doit exister (plus ou moins automatiquement) dans votre système d’information (dans un mail, la ligne d’un tableau Excel ou Google Sheet, etc.) et doit intégrer le flux/le parcours que vous avez déterminé. Par ailleurs, vous devez disposer de l’ensemble des informations utiles à la candidature et à sa gestion.
#7 Accuser réception
Évidemment, chaque candidature réceptionnée doit donner lieu à une réponse. Une notification à la fin d’un formulaire, un email automatique, de façon personnalisée ou non, peu importe : vous remerciez d’avoir postulé, et vous informez de la prochaine étape et du délai.
Jusqu’à l’embauche
Un processus de recrutement comporte une phase de présélection. Cette phase vise avant tout à valider des informations essentielles avant d’engager davantage de temps sur une candidature. Également, elle sert à sonder sur un premier niveau les grands critères/référentiels importants du poste.
#8 Présélectionner sur CV…ou autres !
Le CV est demandé dans 99% des recrutements. Parce que très souvent c’est effectivement un document utile à la présélection : coordonnées, formation initiale, parcours, et même pour la façon dont les contenus sont rédigés et designés. Pourtant, ce n’est pas toujours le document le plus approprié. Demandez-vous : est-ce que j’en apprendrai plus sur le candidat par un autre moyen ? Par exemple : un formulaire avec des questions ciblées, un book, un profil/ou un compte sur un site communautaire, etc.
#9 Présélectionner sur entretien téléphonique
Pourquoi est-ce important d’en faire un ? Parce qu’il permet en 5 à 20 minutes d’évaluer la pertinence d’une candidature… avant de passer une heure en entretien ! Bien sûr, l’entretien téléphonique est proposé aux candidats retenus après l’étape précédente. En général, entre 5 et 20 entretiens téléphoniques sont effectués pour un poste.
L’ennemi de l’entretien (et de manière générale, du recrutement) : l’évaluation au feeling. La structure (comme le choix de vos mots) doit être similaire d’un entretien à l’autre. Vous devez donc avoir un guide précis à suivre, avec des questions choisies. Sans rentrer dans le détail, l’entretien (et le guide associé) doit permettre (1) de vérifier les conditions sine qua non : l’accord sur la localisation du poste, le délai de disponibilité, la fourchette de rémunération, etc., et (2) d’évaluer un premier niveau d’adéquation sur vos référentiels en termes de posture et de compétence.
Vos candidats sont présélectionnés, place à la sélection finale ! Vous devez pouvoir réaliser cette phase en 2 entretiens physiques maximum (plus une prise de références). Au-delà, vous nuisez à l’expérience du candidat… qui donnera suite plus volontiers à une autre opportunité 👋
#10 Sélectionner par un entretien de posture
Cet entretien d’une heure environ doit permettre d’évaluer par des questions l’adéquation du candidat avec vos référentiels « hors métier » : l’adéquation à la culture d’entreprise et les valeurs, le rapport au management, à l’échec…, la relation à un collectif, la relation de travail, etc. N’en doutez pas : une relation de travail performante et durable dépend principalement d’une compatibilité sur ces éléments-ci.
#11 Faire 2 prises de références
À l’issue de l’entretien de posture, récoltez auprès du candidat les coordonnées des 2 derniers managers. Ces prises de références apportent des éclairages (dans un contexte qui n’est pas le vôtre) et aident à la décision, mais elles ne font pas tout ! Par conséquent pas de conclusion hâtive. Mettez ça en perspective avec ce que vous avez vu vous-mêmes dans le cadre du recrutement
#12 Sélectionner par un entretien de compétence
Cet entretien d’une à deux heures, test(s) éventuel(s) compris, doit permettre d’évaluer l’adéquation du candidat avec vos référentiels « métier » : le niveau de familiarité avec le poste et son environnement en termes de connaissances, de compétences techniques, de soft skills, etc. Il s’agit d’évaluer si les compétences du candidat sont suffisantes pour générer des premiers résultats et répondre aux exigences du poste dans un délai imparti.
Ça y est, vous l’avez, ce(tte) candidat(e) dont la posture et les compétences vous ont convaincu(e) ! Il reste ceci dit à concrétiser tout ça !
#13 S’accorder sur l’embauche dans un entretien de validation
Cet entretien d’une demi-heure environ avec le manager direct doit permettre de valider l’ensemble des conditions d’embauche (statut, durée de travail, rémunération, date de prise de poste, etc.). En cas d’accord, vous signez la promesse d’embauche en fin d’échange. Profitez-en pour :
- faire et récolter en toute transparence des retours sur la démarche de recrutement ;
- prendre des engagements (réalistes) : sur le contenu du poste, les pratiques managériales, etc. ;
- projeter sur la prise de poste, le poste, et les perspectives.
La promesse d’embauche est signée ? Vous voilà au bout de votre processus de recrutement… félicitations ! 🥳 Place maintenant au processus d’intégration !
Mais si cette démarche vous semble tumultueuse ou que vous rencontrez déjà des difficultés notamment sur une création de poste, faites confiance à un partenaire de recrutement de confiance pour miser sur un processus de recrutement qui a déjà fait ses preuves.
