Quel est le coût d’un recrutement ?

Comment calculer le coût d’un recrutement ?

Définition du coût d’un recrutement

Le calcul du coût de recrutement d’un salarié correspond à la somme de l’ensemble des coûts engendrés par un recrutement. On pourrait parler de coûts d’acquisition d’un nouveau salarié, comme on parle du coût d’acquisition client. La grande question : comment identifier ces coûts ?

Pour cela, demandez-vous simplement tout ce que vous faites spécifiquement à l’occasion d’un recrutement… ça fait pas mal de choses n’est-ce pas ? Car cela va de la définition du besoin jusqu’à la fin de la période d’essai du salarié (pour tout savoir sur ce sujet, jetez un coup d’œil à notre article Comment être réglo avec la période d’essai ?).

Soit dit en passant, vous entendrez peut-être parler de coûts directs (la démarche de recrutement à proprement dit) et coûts indirects (le reste, connexe à la démarche). On ne va pas s’attarder sur cette distinction, car :

• elle n’est pas importante pour le calcul du coût.
• tous les coûts dont nous parlerons sont bel et bien directement lié au recrutement.

Et pour se donner une idée, sachez qu’un recrutement réussi coûte en moyenne entre 3 000 et 10 000 € à l’entreprise. Aussi, on peut être sûr que ce qu’on appelle gentiment une erreur de casting (le coût d’un recrutement raté donc) coûte au moins 3 fois plus !

Donc il vaut parfois mieux investir dans un cabinet de recrutement expert pour éviter de faire une erreur de recrutement et en payer les conséquences.

De quels coûts parle-t-on exactement ? Si on veut être exhaustif, le calcul du coût global d’un recrutement doit prendre en compte les coûts de :

• définition du besoin et conception d’une offre d’emploi ;
• publication du besoin et sourcing des candidats ;
• gestion du flux de candidatures/de la communication aux candidats ;
• présélection (selon votre processus : sur CV, lettre de motivation, entretien téléphonique, etc.) ;
• sélection des candidats (selon votre processus : entretien(s), passation et correction de tests, etc.) ;
• recours à d’éventuels prestataires (cabinet de recrutement par exemple) ;
• démarches et déclarations liées à l’embauche ;
• accueil, équipement et intégration ; montée en compétence et formation ;
• management spécifique en période d’intégration/d’essai.

Pas forcément simple à chiffrer tout ça… mais heureusement, on vous facilite (un peu) la tâche avec la méthode de calcul décrite dans le paragraphe suivant.

Méthode de calcul du coût de recrutement

Pourquoi calculer le coût d’un recrutement ?

Et avant de parler méthode, voici quelques (bonnes) raisons de chiffrer le coût d’un recrutement :

• Arbitrer entre l’interne et l’externe : savoir que l’externalisation de votre recrutement vous coûterait 2 fois moins cher pour les mêmes résultats, c’est une information utile. Ça peut être l’inverse aussi. Mais sans chiffrer le coût, on ne peut pas vraiment le savoir. 
• Optimiser les coûts de recrutement : avoir une démarche efficace, c’est bien. Avoir une démarche efficiente, c’est mieux ! Calculer chaque coût de votre démarche vous aidera à optimiser. À regarder en priorité pour trouver des pistes d’optimisation (là où vos coûts sont les plus élevés).
• Calculer une marge : votre recrutement est lié à un projet/à une affaire ? Intégrez son coût dans le calcul de la marge pour savoir si ce projet/cette affaire est vraiment rentable.
• Convaincre une Direction : vous avez du turnover et voulez convaincre votre Direction d’investir dans la fidélisation des salariés.
  • Situation 1 : votre Direction ne sait pas combien lui coûte un recrutement.
  • Situation 2 : votre Direction sait que chaque nouveau recrutement lui coûte 10 000 €. À votre avis, dans quelle situation votre Direction investira plus volontiers dans la fidélisation ?

Comment calculer le coût d’un recrutement ?

Vous savez maintenant quels coûts calculer et pourquoi les calculer. Reste à savoir quel est le calcul du coût de recrutement d’un salarié . Prenez votre dernier recrutement, ou ce qu’il se passe en général dans vos recrutements et :

1. Découpez le plus finement possible votre démarche de recrutement : identifiez précisément chaque étape, de l’identification du besoin jusqu’à la fin de la période d’essai. C’est plus ou moins votre processus (élargi) de recrutement.
2. Demandez-vous pour chaque étape si l’action se répète : pour un poste, vous concevez 1 offre d’emploi, mais vous réalisez 12 entretiens téléphoniques par exemple.
3. Pour chacune des étapes, identifiez les ressources utilisées :
   1. en interne (principalement la ou les personne(s) impliquée(s) dans l’étape),
   2. et/ou en externe (budget pour le matériel, une prestation, etc.).

Jusque-là, vous avez mis à plat tout votre processus de recrutement. Maintenant, vous pouvez faire vos comptes :

1. Associez à chaque ressource son unité de mesure du coût :

• Pour une personne : le temps passé et le coût complet de sa rémunération chargée.
• Pour du matériel ou une prestation : le budget exprimé en montant HT (car vous récupérer la TVA).

1. Faites-vos calculs de coût pour chaque étape :

• Exemple pour une étape d’entretien physique d’une heure : le coût complet du recruteur, un salarié cadre payé 2 200 €, est de 20,60 € de l’heure (salaire horaire brut + charges patronales). Si 7 entretiens sont réalisés, le coût de cette étape est de 144 €.

1. Faites la somme de l’ensemble des coûts.

Ça y est, vous y êtes… presque ! Encore 2 petites choses pour aller au bout :

• en général, on peut arrondir un peu au-dessus car il y a des coûts cachés qu’on a tendance à oublier (exemple : le temps pour rédiger/stocker la synthèse d’un entretien) ;
• pour gagner du temps sur le calcul du coût des prochains recrutements, n’hésitez pas à automatiser ça avec un outil (un tableur Excel avec les formules qui vont bien fera très bien le job).

Optimiser le coût d’un recrutement

Les astuces pour réduire le coût d’un recrutement

Vous venez de faire vos calculs, et vous voyez que, quand même, un recrutement, c’est un « beau » budget ! Budget que vous seriez ravi(e) d’optimiser ! Ça tombe bien, on a quelques astuces pour ça.

Parmi les coups de pouce externes dont vous pouvez bénéficiez, il y a les aides à l’embauche. C’est souvent sous conditions, mais ça vaut le coup de jeter un coup d’oeil. Quelques exemples :

• Les logiques de « revitalisation » : fonds ou convention de revitalisation, bassins d’emploi à redynamiser (BER), zone de revitalisation rurale (ZRR)… Ces dispositifs font bénéficier de subventions et/ou d’exonérations de charges pour les entreprises créatrices d’emplois sur les bassins concernés.
• Les logiques de « discrimination positive » : senior, personne en situation de handicap, résident en quartiers prioritaires de la politique de la ville (QPV), font partie des populations dont l’embauche est financièrement encouragée.
• Les logiques générales « d’allégement » : des mesures gouvernementales peuvent plus ou moins temporairement alléger le coût d’un emploi. C’est le cas de la Réduction Fillon par exemple (réduction de charges patronales sur les emplois ≤ 1,6 SMIC).

Autres dispositifs souvent inexploités : les aides à la formation. Parmi elles :

• La Préparation Opérationnelle à l’Emploi (POE) ou l’Action de Formation Préalable au Recrutement de Pôle Emploi (AFPR) : concrètement, Pôle Emploi vous aide à financer la formation (externe ou interne) de votre future recrue pour qu’elle soit (vraiment) prête à vous rejoindre. C’est jusqu’à 8 € par heure de formation et 3 200 € au total, et c’est facile à mettre en œuvre (une promesse d’embauche + une convention signée avec Pôle Emploi).  
• Votre budget de formation : et oui ! Pourquoi ne pas récupérer votre contribution à la formation professionnelle pour financer la montée en compétence de vos nouvelles recrues ? Si vous avez moins de 50 salariés et que vous faites partie du gros tiers d’entreprises qui n’utilisent pas ou peu leurs fonds dédiés à la formation… et bien faites-le !

Ce qui est évoqué ci-dessus, c’est presque du bonus. Car ce qui fait le coût de votre recrutement, c’est avant tout votre processus. Voyons comment on peut réduire le coût de sa démarche de recrutement :

• En optimisant le processus : est-ce qu’avoir 4 entretiens physiques (ou plus) de sélection est gage d’efficacité ? Non. Et d’efficience, encore moins. Veillez à ce que vous puissiez évaluer vos référentiels en maximum 3 étapes.
• En rationalisant les acteurs : qui participe à quoi et décide de quoi ? Par exemple, intégrer 2 directeurs/top managers dans une démarche de recrutement, ça coûte cher. Cherchez la subsidiarité : faire réaliser les actions et faire prendre les décisions au plus petit « échelon » qui en est capable. Et quand on y pense, ça a plein de bénéfices additionnels !
• En économisant les moyens : en matière de sourcing par exemple, il y a un certain nombre de solutions gratuites (si ce n’est en temps) qui satisferont très probablement 80 % de vos besoins.
• En digitalisant : parce que digitaliser, c’est gagner du temps en automatisant des tâches à faible valeur ajoutée pour, repositionner les acteurs là où on en a le plus besoin.

Externaliser son recrutement, un choix payant ?

Il y a 3 raisons pour lesquelles on externalise un recrutement :

1. On ne sait pas ou plus comment faire (pour recruter).
2. On n’a pas le temps de faire.
3. Les deux.

Pour savoir si l’externalisation de votre recrutement est un choix payant, il faut (1) savoir dans quelle situation décrite ci-dessus vous vous trouvez, et (2) évaluer si la prestation que vous envisageait ou qui vous est proposée vous apporte plus de garantie/de valeur sur :

• La rencontre de votre marché de candidats :
  • Le positionnement de votre poste : en marketing, on a des couples produit/marché. En recrutement, on a des couples poste/candidats ! En quoi la prestation va m’assurer une meilleure rencontre entre mon poste et mes cibles de candidats ? En termes de communication, de canaux de sourcing, de repères de rémunération, etc.
  • La diffusion du besoin/le sourcing : certains canaux sont incontournables ! L’APEC (si statut cadre), LinkedIn, ou Indeed par exemple. Et pour des profils pénuriques, on ajoutera l’approche directe et des connexions avec des écoles/réseaux de diplômés.

• L’identification et l’intégration de vos référentiels dans la démarche : si on ne vous questionne pas sur votre culture, vos valeurs, votre organisation générale, les projections moyen et long terme…  et bien posez-vous des questions, car ce sont des éléments essentiels à la démarche de recrutement.

Et aussi sur :

• Le rythme et les ressources engagées : comme en commerce, le rythme est crucial dans une démarche de recrutement ! Si on ne vous apporte pas de réponse sur le rythme/de fréquence dans la relance/l’ajustement des offres, la relation/la coordination avec les candidats, le timing des étapes, etc., votre réponse à vous sera NON merci.
• Le prix : pourquoi le coût de recrutement doit-il être proportionnel à la rémunération du candidat ? Recruter un profil à 50k€ ne demande pourtant pas forcément plus de ressources qu’un profil à 30k€… c’est même parfois le contraire. Le Talent Program™ par exemple, c’est un forfait de recrutement à 6 900€ HT, quelle que soit la rémunération du candidat. Envie d’en savoir plus, découvrez notre programme de recrutement pour cadres et cadres dirigeants.

Au final, à vous d’arbitrer entre recrutement interne et recrutement externe (en fonction des facilités et garanties dont vous souhaitez bénéficier) pour gérer au mieux les coûts liés à vos futurs recrutements !