Qu’est-ce que la communication interne ?
Communication interne définition
La communication interne correspond aux actions de communication qui sont effectuées par l’entreprise et à destination des salariés. Une stratégie de communication interne se base sur une stratégie de communication marketing assez proche de la communication externe.
Elle est souvent gérée par les ressources humaines étant donné qu’il s’agit d’un aspect relativement lié à la gestion du personnel. Cependant, elle peut être gérée par le service communication ou encore par la direction elle même pour les plus petites structures comme les PME ou les start-up.
La communication interne permet à la fois de transmettre des informations clés aux collaborateurs, mais également d’accroître la cohésion de groupe et la motivation de chacun. Elle transmet les valeurs que l’entreprise souhaite transmettre aux collaborateurs.
Aujourd’hui, la communication interne est devenue un enjeu important pour les entreprises et ce quelle que soit leur taille. Une transmission d’information de qualité est fondamental pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
La communication interne est le porte parole de la stratégie, de la culture et des informations essentielles de la vie de l’entreprise (objectifs, résultats, crise).
Moyen de communication interne en entreprise
Il existe trois types de communication interne :
- La communication descendante : il s’agit d’une communication qui va du haut vers le bat (ou top-down). Ce sont les dirigeants qui vont vouloir transmettre des informations à l’ensemble des salariés.
- La communication ascendante : il s’agit, contrairement à la précédente, d’une communication qui va du bas vers le haut (ou bottom-up). Ce sont alors les salariés qui remontent l’information. Elle permet de recueillir de nombreuses informations sur l’entreprise et les salariés (réclamations, problèmes, requêtes).
- La communication transversale : cela consiste à favoriser les échanges entre les salariés, les managers et les dirigeants sans tenir compte d’un quelconque niveau hiérarchique. Chacun est libre de s’exprimer sur le sujet qui lui semble important.
Au sein des grands groupes et grandes entreprises, il sera courant de retrouver un responsable de la communication interne qui sera généralement rattaché au service communication et au service RH.
Les managers ont également un rôle à jouer dans la communication interne. En effet, ils vont être un véritable relais de l’information dans l’entreprise entre le responsable de la communication interne et les équipes. Ils vont parfois détailler plus précisément les actions mises en place au sein de l’entreprise et pourront en discuter avec leurs équipes afin d’éclaircir certains points ou de les rassurer sur d’autres. À l’inverse le manager est là aussi pour être le porte-parole de ses équipes et remonter les informations à la direction pour partager les doutes, les interrogations, les frustrations ou encore les idées de ses collaborateurs.
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Pourquoi utiliser la communication interne ?
La communication interne est fondamentale pour toute entreprise, quelle que soit sa taille et son secteur d’activité. Elle est en quelque sorte la toile qui permet d’inclure et de relier tous les collaborateurs entre eux.
Les avantages de la communication interne sont nombreux, mais si on doit lister les plus importants et ceux qui ont le plus d’impacts dans la vie en entreprise, ce serait :
- Améliorer l’implication et la motivation de vos collaborateurs en échangeant régulièrement et ouvertement avec eux sur l’avancée des missions et des projets en cours. Même si cela ne les concerne pas directement, leur apporter de la visibilité sur la stratégie et les enjeux de l’entreprise leur permettra de sentir plus concerné par ce qu’il se passe ;
- Fédérer vos équipes et enrichir la culture d’entreprise grâce à une communication interne qui regroupe tout le monde. En réunissant ainsi les différentes personnalités de votre société autour des valeurs communes, une vision et des objectifs partagés, un véritable sentiment d’appartenance se crée ;
- Créer de la cohésion d’équipe et faciliter les échanges entre vos collaborateurs. Communiquer auprès de vos équipes c’est leur donner de la visibilité sur les objectifs à atteindre et leur permettre de gagner en agilité sur leurs missions ;
- Améliorer la qualité de vie et le bien-être au travail de vos équipes. Être écouté et se faire entendre est essentiel dans les relations professionnelles. Cela va aussi bien de la reconnaissance au travail, de la transparence, de l’honnêteté jusqu’à des événements fédérateurs qui remontent le moral des troupes et qui réduisent le stress et les émotions négatives liés à leur activité ;
- Fidéliser vos salariés en renforçant ce sentiment d’appartenance et cette envie d’incarner les valeurs de l’entreprise. Renforcer et multiplier les messages c’est aussi permettre à vos équipes de devenir les portes paroles (interne ou externe) de votre entreprise tel un ambassadeur de marque.
L’environnement vertueux qu’implique une stratégie de communication interne est bénéfique sur l’ensemble du fonctionnement de l’entreprise : réduction du turnover, marque employeur valorisée, meilleure attractivité, facilité de recrutement, management plus performant, etc.
Comment mettre en place une communication interne pertinente ?
Construisez votre communication interne de manière structurée
La communication interne en entreprise doit être réalisée de façon cohérente et transparente afin d’être efficace. Les collaborateurs doivent comprendre facilement les informations et messages que l’entreprise veut lui faire passer. Pour éviter toute erreur de communication, il faut respecter certaines règles. Il faut maintenir une certaine cohérence dans votre communication. Vous devez suivre la même ligne de conduite en termes d’informations, de langage, de discours.
Évidemment, votre communication interne doit être en accord avec votre communication externe. En effet, les promesses et informations fournies aux clients doivent être les mêmes que celles fournies aux salariés. De plus, la communication interne doit être en accord avec la politique de l’entreprise.
Attention ! Il faut savoir que les contradictions ou incohérences pouvant être faites au sein de l’entreprise peuvent entraîner une démotivation de la part des salariés, qui se trouvent désorientés face à une incohérence des messages transmis. L’entreprise doit transmettre des messages qui sont alignés avec ses objectifs, sa culture et ses valeurs.
Aujourd’hui, avec la digitalisation des outils, il est de plus en plus facile de communiquer aisément à ses collaborateurs. Bien que les outils soient très facile d’utilisation, il ne faut pas pour autant, bâcler sa stratégie de communication. La communication interne doit faire preuve d’un véritable plan d’action afin d’être adaptée.
De la même façon que sur la communication externe, la communication interne nécessite une véritable démarche structurée. Commencez par définir vos objectifs (en fonction de vos besoins, définissez vos axes de communication, les moyens que vous avez et les outils qui pourraient être utilisés), puis choisissez les façons de mettre en œuvre vos objectifs (définissez les outils que vous allez utilisés pour votre communication interne, définissez les acteurs qui se chargeront de mettre en œuvre les actions de communication interne), enfin analysez les résultats (faites des feedbacks, des enquêtes auprès de vos salariés afin de mesurer les impacts tant positifs que négatifs de votre stratégie de communication interne).
Adaptez votre communication interne à vos interlocuteurs
Un discours structuré ne vous empêche pas d’adapter la forme de vos discours en fonction de vos interlocuteurs. Un message générique ou purement informationnel peut-être transmis de manière brute sans qu’il y ait d’impact ou d’émotions générées. Mais un sujet plus délicat peut générer des craintes ou des peurs chez certains de vos collaborateurs et ne doit pas être amené et présenté de la même manière.
Prenons un exemple simple et très concret, votre entreprise déménage. Pour certains de vos collaborateurs c’est synonyme de bonne nouvelle : des nouveaux locaux neufs avec plus d’espaces. Pour d’autres cela représente des contraintes ou des inquiétudes professionnelles ou personnelles : un trajet domicile-travail qui se rallonge, la garde d’enfant à réorganiser, une organisation logistique perturbée pour les métiers de production, ou encore des migrations désordonnées du système informatique.
Bref, tout ça pour dire, savoir ce que vous voulez dire c’est bien, savoir comment le dire c’est mieux. Sollicitez donc vos managers pour transmettre ces messages au sein de vos équipes. Comme on a pu le dire plus tôt, ils incarnent ce rôle de porte-parole et la proximité qu’ils ont avec vos collaborateurs est bénéfique pour transmettre les informations au bon moment et de la bonne façon.
Outils de communication interne d’entreprise
Pour faire de la communication interne, plusieurs outils sont disponibles pour vous aider :
- Les entretiens individuels : c’est une forme de communication interne qui passe par un échange personnalisé et individuel avec chaque collaborateur. Cet échange aborde généralement divers sujets tels que des évaluations métier, le bien-être en entreprise, la formation, la mobilité et l’évolution professionnelle.
- Les réunions : ce sont des moments précis qui permettent de délivrer des messages ou des informations précises sur l’entreprise et son actualité.
- Le livret d’accueil : c’est un livret généralement papier, qui est fourni aux nouveaux collaborateurs le jour de leur intégration. Cela permet de présenter l’entreprise en détaillant l’entreprise, son activité, son actualité, ses résultats, etc.
- Boîte à idées : cela permet de faire remonter certaine informations, mais également de favoriser la créativité et les innovations des collaborateurs.
- Affichage : cela permet d’informer les salariés sur les règlements, les évènements, les services, etc.
- Intranet, RSE : il est également possible d’avoir un intranet sur lequel des articles, newsletters et évènements sont partagés pour informer tous les collaborateurs sur la vie de l’entreprise.
- Événements : il peut s’agir de galas, séminaires, anniversaire de l’entreprise ou encore célébration d’un évènement propre à l’entreprise (hausse de la croissance, performance, innovation).
Aujourd’hui, avec les nouvelles technologies, il est beaucoup plus simple de communiquer. C’est un atout dans l’entreprise en termes de transfert et de partage d’informations auprès des salariés. Chaque collaborateur peut être informé en même temps, ce qui facilité grandement les politiques de communication interne.
Conclusion
En conclusion, la communication interne est une stratégie de communication effectuée au sein de l’entreprise dans le but de partager des informations aux salariés. La stratégie de communication interne fonctionne sur les mêmes bases qu’une stratégie de communication externe.
Utiliser la communication interne au sein de l’entreprise permet de créer du lien avec les collaborateurs, d’améliorer leur niveau d’implication dans leur travail ainsi que dans la vie de l’entreprise. Mais également d’améliorer l’efficacité et la performance de l’entreprise grâce à de la transparence et de la cohérence. Enfin, la communication interne permet de fédérer les salariés.
La communication interne doit être réalisée en tout transparence et en cohérence avec les valeurs de l’entreprise et son image de marque. De plus, comme pour toute stratégie de communication, cela nécessite une démarche réfléchie et structurée avec une définition des objectifs et des moyens mis en œuvre ainsi qu’une analyse des résultats.
Les organisations qui réussissent à dialoguer continuellement avec leurs collaborateurs ont un atout fondamental pour atteindre leurs objectifs et développer leur performance.
